Mijn eerste jaar als zelfstandige eindigde elk kwartaal hetzelfde: een avond met een glas wijn, een berg bonnetjes en het onbestemde gevoel dat ik iets vergat. De btw-aangifte deed ik op de laatste dag, en één keer zelfs een dag te laat.
Inmiddels kost mijn administratie 45 minuten per maand, altijd op dezelfde dag, en de aangifte is een formaliteit. Drie dingen hebben dat gedaan.
Regel 1: één zakelijke rekening, en niets anders
Dit klinkt vanzelfsprekend en dat is het niet. Ik had het eerste half jaar dingen op mijn privérekening staan "omdat het toch klein was". Elke keer als je dat doet, maak je werk voor later: je moet dan achteraf uitzoeken of die 34 euro bij de bouwmarkt zakelijk was of niet.
Nu geldt: alles zakelijk gaat van de zakelijke rekening, ook een pen van twee euro. Als ik per ongeluk privé betaal, boek ik het diezelfde dag over met de omschrijving erbij.
Regel 2: de belasting is nooit van mij
Bij elke betaalde factuur gaat er meteen geld weg naar een aparte rekening:
- het volledige btw-bedrag (dat was sowieso nooit van mij);
- 30 procent van het bedrag exclusief btw, voor de inkomstenbelasting.
Die 30 procent is aan de royale kant en dat is expres. Wat er aan het eind van het jaar overblijft, gaat naar de buffer. Ik heb liever een meevaller dan een aanslag waar ik geen geld voor heb.
Dit is de belangrijkste van de drie. De klassieke zzp-ramp is niet te weinig omzet, het is een belastingaanslag van vierduizend euro over een jaar waarvan het geld allang op is.
Regel 3: de maandelijkse ronde, op een vaste dag
Elke eerste werkdag van de maand, 45 minuten in de agenda. Vier dingen:
- Bonnetjes wegwerken (10 min). Ik fotografeer elk bonnetje meteen bij ontvangst in de boekhoudapp — dat kost tien seconden en scheelt het zoeken later. In de maandronde controleer ik alleen of alles gekoppeld is.
- Facturen versturen (15 min). Alles van de afgelopen maand, in één keer.
- Openstaande posten checken (10 min). Wie heeft nog niet betaald? Bij meer dan 30 dagen: een vriendelijke herinnering. Bij meer dan 45: bellen.
- Uren en omzet noteren (10 min). Declarabele uren, gefactureerd bedrag, hoeveel op de belastingrekening staat.
Wat ik heb uitbesteed
De kwartaalaangifte btw en de jaarrekening doet een boekhouder, voor 65 euro per maand. Dat is 780 euro per jaar. Ik doe er ruim tien uur per jaar minder door, dus het "verdient zich terug" bij mijn uurtarief. Maar eerlijk gezegd is dat niet de reden: de reden is dat ik er 's nachts niet meer over lig te malen of ik iets verkeerd heb ingevuld.
Waar ik nog steeds mee worstel
De kilometeradministratie. Ik moet 'm bijhouden en ik vergeet 'm structureel. Mijn oplossing is nu bij elke afspraak in de agenda meteen het adres invullen, zodat ik het aan het eind van het jaar kan reconstrueren. Dat is geen goede oplossing, het is een minder slechte.
En het factureren van kleine meerwerkjes. Een half uurtje hier, twintig minuten daar — dat schrijf ik nog te vaak niet op. Bij elkaar is dat makkelijk vijf uur per maand, en dat is geld.
Regels rond btw en administratieplicht veranderen. Dit is hoe ik het doe, geen fiscaal advies — laat je eigen situatie beoordelen door een boekhouder.
